Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale też kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi. Kompleksowe podejście do dokumentacji zapewnia zgodność z przepisami i minimalizuje ryzyko błędów administracyjnych. Poznaj podstawowe zasady organizowania dokumentacji, które każdy pracodawca powinien znać.

Rodzaje dokumentacji pracowniczej i ich podział

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych oraz dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia. Akta osobowe dzielą się na cztery części: A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, C – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia oraz D – dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy. W przypadku rozliczeń międzynarodowych, takich jak rozliczenia podatków z zagranicy, dokumentacja dotycząca delegowania pracowników oraz potwierdzenie dochodów jest szczególnie istotna – odpowiednie zarządzanie dokumentacją pracowniczą minimalizuje ryzyko sporów pracowniczych oraz ułatwia rozliczenia z instytucjami państwowymi.

Okres przechowywania dokumentacji i zasady jej archiwizacji

Od 2019 roku podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Jednakże dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem obowiązuje zasada przechowywania przez 50 lat, chyba że pracodawca złoży do ZUS odpowiednie raporty informacyjne (ZUS RIA). Dokumentację należy prowadzić w wersji papierowej lub elektronicznej i przechowywać w warunkach zapewniających jej poufność, integralność, kompletność oraz łatwy dostęp na potrzeby kontroli.

Nowoczesne rozwiązania w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Współczesne technologie umożliwiają coraz częściej prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, znacząco zwiększającej efektywność i bezpieczeństwo zarządzania danymi. Elektroniczna dokumentacja, pod warunkiem spełnienia określonych standardów dotyczących ochrony danych osobowych i dostępu, jest w pełni zgodna z przepisami prawa. Systemy HR umożliwiają automatyzację wielu procesów, takich jak przypomnienia o konieczności aktualizacji dokumentów czy archiwizacja zgodna z wymaganym okresem przechowywania. Pracodawcy, którzy korzystają z nowoczesnych narzędzi, mogą również łatwiej realizować obowiązki wynikające z przepisów prawa. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zwiększa nie tylko wygodę, ale i bezpieczeństwo danych oraz ułatwia zarządzanie zgodnością z przepisami prawa pracy.